چرا باید این مقاله را بخوانیم؟

کارفلو – به عنوان یک مدیر منابع انسانی در یک سازمان در حال رشد، با چالش‌های فزاینده‌ای مواجه می‌شوید. زیرا نقش شما به اندازه بزرگی سازمان اهمیت پیدا می‌کند و شما می‌دانید که اگر قصد دارید همه چیز را با توانایی خود مدیریت کنید، باید به نرم افزار منابع انسانی مورد نیاز خود توجه داشته باشید. خوشبختانه امروزه گزینه‌های بیشماری برای ردیابی، خودکار سازی و بهینه سازی وظایف روزمره وجود دارد که به شما فرصت و زمان بیشتر برای تمرکز بر تلاش‌های استراتژیک را اختصاص می‌دهد.

اما با این گزینه‌های بیشمار، چگونه می‌توانید مطمئن شوید که ابزار مناسب برای سازمان خود را انتخاب می‌کنید؟ چگونه می‌توان ابزارهایی را پیدا کردید که به شما یاری برسانند تا به شرکت خود در دستیابی به اهداف بلند مدت کمک کنید؟


 

مزایای استفاده از نرم افزار منابع انسانی

این کار با تمرکز بر نیازهای سازمان و درک اینکه چطور نرم افزار منابع انسانی ویژه می‌تواند به پاسخگویی به این نیازها کمک کند، شروع می‌شود. ما صرفا درباره صرفه جویی در وقت صحبت نمی‌کنیم (هرچند که یک مزیت عمده و یک ابزار موثر است). نرم افزار منابع انسانی می‌تواند به شما کمک کند و دقیقا همان چیزی را که سازمان شما در حال مبارزه برای بهتر شدن و حل آن است را در بر می‌گیرد؛ مانند نگه داشتن اطلاعات دقیق و ایمن در دفاتر بین المللی، استخدام کارگران فصلی برای تابستان یا افزایش مشارکت در میان کارکنان خدمات پشتیانی از مشتریان.

 

اهمیت دقت و نیروی انسانی

سازگاری با کار و دقت، دو موضوع اولیه برای هر سازمان می‌باشد؛ یک خطای کوچک می‌تواند به پیامدهای بزرگی تبدیل شود.

در آمار به دست آمده از یک مطالعه در آمریکا، در ۴۰ درصد از تجارت‌های کوچک، هر ساله در بازپرداخت IRS (نوعی مالیات) از حقوق و دستمزد به طور متوسط ​​۸۴۵ دلار اشتباه صورت می‌گیرد.

هنگامی که متخصصان منابع انسانی در حال تلاش برای پیگیری اطلاعات پیچیده مانند حقوق و دستمزد، ساعت‌های کاری و محاسبه مزایا هستند، جای تعجب نیست که آن‌ها اشتباهات زیادی را مرتکب شوند. برای مدیریت این گونه مسائل راه‌های ساده‌ای وجود دارد ولی هیچ راهی برای بررسی دوباره  داده‌ها وجود ندارد.

 

نرم افزار منابع انسانی - اهمیت دقت و نیروی انسانی

 

از سوی دیگر،یک نرم افزار منابع انسانی مناسب می‌تواند به شما در ردیابی اطلاعات با اطمینان بیشتری کمک کند. یک بار اطلاعات را وارد کنید و نرم افزار آن را محافظت و پیگیری می‌کند. کنترل دسترسی، مشاهده تغییرات، یادآوری کارمندان و مدیران برای ارائه به روز رسانی خود، مدیریت و محافظت از داده‌های منابع انسانی سازمان شما می‌تواند ساده باشد.

 

جذب و استخدام استعدادهای برتر

روند سریع استخدام برای جذب استعدادهای برتر امروز بسیار حیاتی است. این بدان معناست که یک برنامه روی کاغذ و یک فرآیند بررسی ماهانه، دیگر آن را پوشش نمی‌دهد.

هنگامی که شما موفق به گرفتن یک کاندید منتخب از طریق روند استخدام شوید، هیچ تضمینی وجود ندارد که پیشنهاد شما را قبول کنند یا آغاز کارشان در شرکت شما باشد.

یک نرم افزار جذب و استخدام مناسب می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا استخدام  و فرایندهای در حال پردازش را بهینه سازی نمایید تا جذب و حفظ بهترین کاندیدهای مصاحبه و استخدام را آسان‌تر کند. اعداد در این مورد روشن است: در بررسی انجام شده برای کارکنانی که احساس تعهد قوی نسبت به سازمان خود دارند، ۷۷ درصد از نرم افزارهای مجهز به آموزش موثر کارکنان استفاده کرده‌اند.

 

تعهد شغلی

ابزارهای حرفه‌ای منابع انسانی می‌توانند به دیگر کارکنان در سازمان شما نیز سود برسانند. هنگامی که آنها به اطلاعات خود دسترسی دارند و قادر به پاسخگویی به سوالات خود هستند (مانند “چقدر زمان استراحت یا مرخصی دارم؟”)، بدون اینکه از مدیریت منابع انسانی استفاده ببرند یا کمک بگیرند؛ کارکنان تجربه کلی‌تری در سازمان دارند. آن‌ها احساس قدرت و فرهیختگی می‌کنند که هر دو می‌توانند به مشارکت بیشتر کمک کنند.

ابزار منابع انسانی می‌تواند به شما در ایجاد این نوع تجربه برای کارکنان شما کمک کند. به عنوان مثال، یک مطالعه نشان داد که وقتی کارکنان از نرم افزار مدیریت زمان موقت استفاده می‌کنند، سطح رضایت مشتری تا ۱۰ درصد افزایش می‌یابد. کارکنان شادتر، مشتریان راضی‌تر را در پی دارند.

 

اینفوگرافیک پیشنهادی: تاثیر مدیریت تجربیات کارکنان بر بهره وری سازمانی

 

چگونگی انتخاب ابزارهای مناسب منابع انسانی

ابزارهای منابع انسانی تنها در صورتی مفید هستند که سازمان شما از آن‌ها استفاده کند. بنابراین قبل از اینکه به خرید بروید، هر گونه تصمیم را با دقت بررسی کنید. اگر از طریقی این مراحل را طی کنید، شما قادر خواهید بود همه افراد را در کار وارد کنید و بهترین ابزار را برای سازمان خود انتخاب کنید.

 

  1. تعیین اینکه چرا شما به نرم افزار منابع انسانی نیاز دارید

در مورد تطابق اهداف سازمان خود با ابزار کارآمد فکر کنید. نیازها و اهداف ضروری را شناسایی کنید. سپس، بهترین کار را برای پیوند دادن اهداف منابع انسانی با اهداف شرکت‌های بزرگ انجام دهید. این کار نه تنها به تمرکز شما بر روی مشکلات مورد نظر جهت حل آن‌ها کمک می‌کند (زیرا شما نرم افزاری را برای کمک به حل آن‌ها انتخاب می‌کنید)، بلکه به تیم اجرایی خود را نیز نشان می‌دهید که چگونه تلاش‌های شما را با تصویری بزرگ‌تر هماهنگ می‌کنند.

 

  1. شناسایی بازیکنان کلیدی و اهمیت آن‌ها

حرفه منابع انسانی بی قاعده و قانون نیست. هر نرم افزار منابع انسانی که معرفی می‌کنید، بر کل سازمان شما تاثیر می‌گذارد. پس مطمئن شوید که تمام سهامداران در یک صفحه مشترک قرار دارند. این فهرست ممکن است شامل تیم اجرایی، متخصصین فناوری اطلاعات، رهبران تیم‌ها، بخش مالی و دیگران باشد. نکته کلیدی در اینجا این است که دیدگاه‌ها و اولویت‌های خود را قبل از ارائه یک ابزار قوی در نظر بگیرید. هنگامی که نیازهای کل سازمان (و نه فقط منابع انسانی ) را درک می‌کنید، می‌توانید ابزاری را پیدا کنید که به بهترین وجه برای همه مفید باشد؛ و اگر همه با یک راه حل موافق باشند، روند تصویب پذیری بسیار ساده‌تر خواهد بود.

 

اهمیت محیط کار و فرهنگ سازمانی برای منابع انسانی

 

  1. ویژگی‌های کلیدی را با اهداف پایانی مطابقت دهید

آسان است که در گزینه‌های نرم افزار منابع انسانی امروز گرفتار شوید. از آنچه که شما واقعا در این ابزار می‌خواهید و نیاز دارید مطمئن شوید و از ابزارهای غیر ضروری پرهیز کنید. برای رفع نیازها و نگرانی‌هایی که در دو مرحله گذشته شناسایی کرده‌اید، زمان بگذارید و سپس آن‌ها را با ویژگی‌های موجود مطابقت دهید. شما می‌توانید از این راهنمایی مفید در طول تحقیقات استفاده کنید. کدام ویژگی‌ها با اهداف شما سازگار است؟

 

  1. گزینه‌های خود را بررسی کنید

یک جستجوی سریع در Google نشان می‌دهد که گزینه‌های بسیار زیادی در مورد ابزارهای حرفه‌ای منابع انسانی وجود دارد. در هنگام خرید، اطمینان حاصل کنید که از تصاویر و ویدیوهای معرفی محصول فراتر بروید و نسخه نمایشی زنده یا آزمایشی نرم افزار بخواهید. بهترین راه برای آزمایش قابلیت استفاده و پذیرش این است که آن را خودتان امتحان کنید. ابزار بصری آن چقدر است؟ آیا کارمندان و مدیران قادر به استفاده از آن خواهند بود (در صورت لزوم)؟

 

انواع نرم افزار منابع انسانی

در رده ابزارهای منابع انسانی، چند شاخه و حتی زیر شاخه‌ها وجود دارد. اگر سازمان شما در حال بررسی سرمایه گذاری در یکی از این ابزارها باشد، باید بدانید که کدام بخش‌های منابع انسانی است که می‌خواهید استفاده کنید و به چه میزان.

 

برخی از نرم افزارها عمیقا بر روی یکی از جنبه‌های منابع انسانی، مانند استخدام، تمرکز می کنند؛ در حالی که نرم افزار‌های دیگر، طیف وسیعی از ویژگی‌های مختلف را برای انجام بسیاری از وظایف منابع انسانی، از مدیریت داده‌های کارکنان به طور شبانه روز، ارائه می‌دهد.

 

ما رایج‌ترین ابزارهای حرفه‌ای HR را که امروز در بازار پیدا می‌کنید توضیح می‌دهیم:

هسته منابع انسانی ابزارهای کلیدی منابع انسانی را شامل تمام کارهای اساسی، از جمله مزایا، حقوق و دستمزد و موارد دیگر را پوشش می‌دهد. آن‌ها طوری طراحی شده‌اند تا وظایفی که مقدار زیادی از وقت با ارزش منابع انسانی را مصرف می‌کند، را خودکار کنند. در نتیجه به صورت حرفه‌ای، این بخش می‌تواند بر روی استراتژی‌ها متمرکز شود.

مدیریت مزایا:

این نوع نرم افزار به کارمند کمک می‌کند که برای خرید، مراقبت‌های بهداشتی و دندان‌پزشکی، طرح‌های ۴۰۱ (k)، بیمه زندگی و سایر مزایا ثبت نام کند.

 

مدیریت داده‌ها:

با استفاده از ابزار مدیریت منابع انسانی، اطلاعات را ذخیره کنید و دیجیتالی شوید. شما می‌توانید تمام اطلاعات کارکنان سازمان خود را در یک پایگاه داده ذخیره، به روز رسانی، سازماندهی و ردیابی کنید.

 

حقوق و دستمزد:

ابزار حقوق و دستمزد به شما کمک می‌کند چک‌های پرداختی را به دقت و در زمان دقیق دریافت کنید. در نتیجه قادر خواهید بود کمبودهای مراقبت‌های بهداشتی و مالیاتی محاسبه کنید، در حالی که از صحت و رعایت تمام فرایندهای پرداخت اطمینان دارید.

 

ردیابی زمان:

کارت‌های زمانی آنلاین، کارکنان، مدیران و مدیریت منابع انسانی را از ساعت کارشان آگاه می‌کند. این نوع فناوری همچنین ویژگی‌های برنامه ریزی برای کارهای نوبتی یا شیفتی را دارا می‌باشد.

 

کارمند انبار:

هنگامی که یک نیروی جدید به تیم می‌پیوندد، نرم افزار در حال ساخت فرآیند کاری ایشان را آسان می‌کند. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از الگوریتم‌های الکترونیکی، اسناد دیجیتال و معرفی‌های آنلاین.

 

مدیریت استعداد (TM) :

ابزارهای TM اولویت کسب و توسعه استعدادها را در سازمان مورد توجه قرار داده‌اند. نیروی انسانی بزرگترین قدرت سازمان شما هستند.

 

نرم افزار مدیریت جذب و استخدام:

سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS) می‌تواند با امکانات خود به شما برای سرعت بخشیدن به روند استخدام و ایجاد یک فرد منتخب برای استخدام کمک کند و هزینه‌های استخدام اشتباه را کاهش می‌دهد. این ویژگی‌ها عبارت‌اند از ارسال یک کار با یک کلیک، ارزیابی داوطلبان، کانال‌های ارتباطی مختلف با کارجویان، ثبت و ذخیره نظرات مصاحبه کنندگان، بررسی روند طی شده برای هر کارجو ، ذخیره و بایگانی رزومه‌ها، مدیریت کارجویان رد شده و….

 

کارفلو نرم افزار منابع انسانی - سیستم ats

 

کارفلو به عنوان یک نرم افزار مدیریت فرآیند استخدام گزینه ‌ای جذاب در این بخش است. برای اطلاعات بیشتر درخواست مشاوره رایگان دهید:

 

 

 

مدیریت اجرایی:

بررسی عملکرد به طور سنتی می‌تواند طولانی و وقت گیر باشد. اما نرم افزار مدیریت عملکرد فرایند را بسیار ساده‌تر می‌کند. یادآوری‌های خودکار ایمیل، ارزیابی کارکنان، تنظیم هدف و موارد دیگر.

 

برنامه ریزی نیروی کار:

ابزار گزارشگری و تجزیه و تحلیل برای منابع انسانی، اطلاعاتی را که شما برای برنامه ریزی آینده نیاز دارید، ارائه می‌دهد. شما می‌توانید روند پیش بینی نیازهای استخدام و موارد دیگر را دنبال کنید.

پاداش و شناسایی:

این نوع ابزار به کارکنان اجازه می‌دهد که یکدیگر را به خوبی بشناسند. برخی از سیستم عامل‌ها حتی ممکن است پاداش و انگیزه‌هایی برای افزایش مشارکت ایجاد کنند.

 

رسانه‌های اجتماعی:

بسیاری از سازمان‌ها صفحات رسانه‌های اجتماعی داخلی خود را بر روی سیستم عامل‌های اختصاصی شبکه سازمان تنظیم می‌کنند. این ابزار به مردم کمک می‌کند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و روابط بهتری ایجاد کنند.

 

مقاله پیشنهادی کارفلو: ۱۰ راه برای اینکه کارکنان را سفیران برندینگ خود قرار دهید

 

ارتباط:

کنفرانس‌های ویدئویی، چت و ابزارهای همکاری، در حالی که به طور انحصاری برای منابع انسانی نیست؛ اما مطمئنا برای هر بخش مدیریت منابع انسانی قابل احترام است.  هنگامی که نیروی کارتان ارتباطات عالی برقرار می‌کند، همه آن‌ها در یک دفتر یا در سراسر جهان پراکنده‌اند و تمام سازمان‌ها از آن بهره‌مند می‌شوند.

 

نتیجه

نرم افزار منابع انسانی هرگز جایگزین نمایندگان منابع انسانی نخواهد شد. اما انتخاب ابزارهایی که با اهداف بزرگ و اهداف منابع انسانی مطابقت دارند، به همه کمک خواهد کرد.

 


0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

9 + چهار =