بررسی اجمالی سیستم‌های پیگیری متقاضی

کارفلو – کیفیت استخدام‌های یک شرکت به تنهایی بهترین پیشگو در مورد موفقیت‌های آینده آن است. این موضوع به صورت گسترده‌ای اثبات شده است اما کمتر از حد تصور مورد استفاده قرار گرفته است. فرآیند استخدام کردن هنوز برای بسیاری از صاحبان تجارت، مدیران منابع انسانی، مدیران استخدام و استخدام کنندگانی که با آن درگیر هستند، به عنوان یک کار خسته کننده، اذیت کننده و شلوغ به نظر می‌رسد. اکنون، برای اولین بار، یک نرم افزار بهبود یافته ( ای تی اس ) در حال درست کردن این طرز فکر اشتباه است.
مدت زمان طولانی‌ای است که تکنولوژی در مقایسه با پیشگامان فروش، خدمات کم و محدودی به بخش منابع انسانی عرضه داشته است. اما اکنون زمان یک رنسانس در حوزه نرم افزاری منابع انسانی است و این امکان تنها به کمک پتانسیل بزرگی است که فضای ابری میسر ساخته است. تمام این موارد با یک سیستم پیگیری متقاضی (ATS) ممکن شده است.

 

نمونه کلی رزومه - ای تی اس (ATS)

ATS چیست؟

ATS مخفف Applicant Tracking System  است، که به معنای سیستم پیگیری متقاضی می‌باشد. سیستم پیگیری متقاضی یا همان ATS چیست؟ اگر به آسان‌ترین راه ممکن بخواهیم آن را تعریف کنیم، سیستمی است که برای کم کردن زحمت‌های ثابت شده‌ای که عموما در مراحل استخدام پیش می‌آید؛ به ما کمک می‌کند. در زیر به بررسی اجمالی تعدادی از مشکلاتی که ای تی اس حل می‌کند خواهیم پرداخت.


 

مشکلات استخدام به روش سنتی و راه حل‌های ای تی اس

  • مشکل: ارسال کردن آگهی شغلی یکسان به سایت‌های کاریابی متعدد، زمان و پول را هدر می‌دهد.
  • راه حل: یک ای تی اس یکپارچه شده با سایت‌های جمع آوری رزومه و کاریابی می‌تواند در یک محدوده گسترده از سایت‌های کاریابی، مشتری را قادر به پرداخت تمام هزینه‌ها با یک ارسال یکتا کند.

 

  • مشکل: ساختن و نگهداری کردن از یک سایت کاریابی به انضمام مدتی که صرف توسعه بهبود یافته آن می‌شود، زمان زیادی به طول می‌انجامد.
  • راه حل: یک ای تی اس می‌تواند مدیریت یک صفحه موقعیت‌های شغلی را به همان سادگی‌ای که تصویر زمینه یا بیوگرافی توییتر خود را تغییر می‌دهید، ممکن بسازد.

 

  • مشکل: درخواست نیروی کار و فرآیند استخدام باعث سرازیر شدن تعداد زیادی پی دی اف و ایمیل به سمت شما می‌شود.
  • راه حل: استخدام از طریق ای تی اس به معنی این است که شما انتخاب کنید، سازماندهی کنید و کارجویان را نمایش دهید به همان روشی که لینکدین یا فیسبوک، مخاطب‌ها و یا دوستان شما را نشان می‌دهد.

 

  • مشکل: مدل‌های رزومه به تعداد آدم‌هایی که آن‌ها را می‌فرستند، متفاوت است.
  • راه حل: نرم افزارهای استخدام می‌توانند این رزومه‌ها را تجزیه و تحلیل کنند، آن‌ها را جداسازی کنند و اطلاعاتی که دارند را در یک قالب استاندارد و در جایی که به سرعت می‌توانند مورد بررسی قرار گیرند، آماده کنند.

رزومه های با فرمت مناسب - ای تی اس (ATS) - مدیریت منابع انسانی

  • مشکل: فقدان اطلاعات استاندارد شده مثل “سوابق کاری و میزان آن” به مدت زمان انجام مسئولیت اضافه می‌کند.
  • راه حل: سیستم پیگیری متقاضی، رزومه‌هایی که شما دریافت می‌کنید را مرتب سازی می‌کند و اطلاعات کارجویان را در یک قالب مشخص (که مقایسه‌ها را سریع و راحت می‌سازد) آماده می‌کند.

 

  • مشکل: با نرم افزارهای غیر مرتبط، معمولا زمان گرانبهای شما هدر داده می‌شود.
  • راه حل: استخدام از طریق ای تی اس به شما امکان فیلتر کردن خودکار نرم افزارهای کاربردی برای کارجویان را می‌دهد و کمک می‌کند که سه چهار اولویت برجسته‌ای که بر روی فرم درخواستی باعث می‌شود قضاوت و بررسی افراد برای شما سریع‌تر صورت گیرد را انتخاب کنید و اطلاعات را بر مبنای آن‌ها مرتب سازید.

 

  • مشکل: استفاده کردن از ایمیل و یا روش‌های دیگری که کارجویان را با یک تیم استخدام مورد بررسی قرار می‌دهند به سرعت غافلگیر کننده می‌شود و آن‌ها را گیج می‌کند.
  • راه حل: یک ای تی اس می‌تواند شما را به اضافه کردن یادداشت‌هایی در مورد کارجویان، درست مانند کامنت گذاشتن در فیسبوک، قادر سازد.
  • مشکل: استخدام کنندگان خارج از شرکت (مشاوران استخدام) یک منبع بزرگ برای استخدام‌هایی با ارزش بالا دارند، اما استخدام‌هایی با ارزش متوسط برای آن‌ها نباید ضرورت و ارزشی داشته باشد.
  • راه حل: یک ای تی اس می‌تواند ابزار و شرایط استخدامی را فراهم کند که به شما این امکان را می‌دهد که یک مخزن از افراد با سطح استعداد متفاوت بسازید و هزینه‌های فرآیند استخدام را برای استخدام‌های سخت‌تر حفظ کنید.

 

  • مشکل: هماهنگی تیم منابع انسانی با یکدیگر و یا با مدیران سایر واحدها برای زمان‌بندی مصاحبه‌ها و یا دریافت و ثبت نظرات آن‌ها در مورد کارجو، فرآیند زمان‌بر و دشواری است.
  • راه حل: یک ای تی اس می‌تواند ابزار زمان‌بندی و تقسیم وظایف و مدیریت اتوماتیک آن‌ها را در اختیار شما قرار دهد.

 

  • مشکل: برقراری ارتباط با تعداد زیادی کارجو به دلایل مختلف و در مراحل مختلف کار بسیار سخت و طاقت فرسایی است.
  • راه حل: یک ای تی اس با ایجاد قالبی برای ایمیل‌ها و ارسال اتوماتیک این ایمیل‌ها به کارجویان می‌تواند باعث تسریع در انجام این فرآیند شود و کار را بسیار راحت‌تر کند.

 

  • مشکل: فرآیند ثبت و بایگانی اطلاعات مصاحبه‌های کارجویان، نتایج آزمون‌ها، روند طی شده و … برای استفاده‌های بعدی و یا آنالیز اطلاعات در آینده بسیار انرژی‌بر و پر دردسر است.
  • راه حل: ای تی اس به شما امکان بایگانی تاریخچه کامل رزومه و فعالیت‌های انجام شده برای کارجوی مورد نظر و ذخیره در مخزن رزومه دلخواه را می‌دهد.

 

این نوع از راه حل‌ها تنها یک قسمت از تعریف سیستم پیگیری متقاضی (ATS) است؛ اما به آنچه شما می‌توانید با استخدام از طریق ای تی اس برسید، تنها اشاره کوچکی می‌کند. نرم افزار پیگیری متقاضی مناسب، یک گام بزرگ به سمت خلق یک پروسه استخدام سیستماتیک تکرارپذیر، از زمان انتشار یک موقعیت شغلی تا در اختیار داشتن یک شخص پذیرفته شده است.

 

بیشتر بخوانید: چگونه نرم افزار منابع انسانی مناسب خود را پیدا کنیم؟

بررسی رزومه ها توسط افراد مرتبط با حوزه استخدام در شرکت - ای تی اس (ATS)

آیا یک ای تی اس گزینه مناسبی برای پیشرفت تجارت شما می‌باشد؟

چه شما در حال جستجو برای اولین سیستم پیگیری متقاضی ( ATS ) خود باشید، چه در فکر سرمایه گذاری برای ارتقا دادن خود باشید؛ بهترین نکته برای شما، شروع کردن به فهمیدن شفاف نیازهای‌تان است. اولین گام برای رسیدن به آن، این است که پروسه استخدام کنونی خود را ترسیم کنید. برای این کار ابتدا سوالات زیر را پاسخ دهید تا دلایل شما به طور دقیق برای استفاده از یک ای تی اس مشخص شود.

 

۱۱ سوال برای شروع کردن به ارزیابی نرم افزار پیگیری متقاضی:

  • فرآیند استخدام و تخصیص بودجه شما چگونه است؟
  • آگهی‌های کار شما چگونه نوشته شده است؟
  • موقعیت‌های شغلی خود را کجا و چگونه منتشر می‌کنید؟
  • شما در حال حاضر درخواست‌ها را چگونه گزینش می‌کنید؟
  • پروسه پذیرفته شدن کارجویان تا استخدام آن‌ها را چگونه جلو می‌برید؟
  • آیا از سوالات گزینش اولیه استفاده می‌کنید یا با تشریح وظایف مرتبط با کار شروع می‌کنید؟
  • آیا با استخدام کنندگان خارج از شرکت کار کرده‌اید؟
  • چه کسانی در تیم استخدام شما هستند؟ (این مورد ممکن است برای موقعیت‌های مختلف، متفاوت باشد)
  • یک کارجو باید چه تعدادی مرحله را برای سپری کردن مصاحبه اولیه تا یک مصاحبه نهایی طی کند؟
  • آیا شما بررسی‌های معمول اولیه تا یک پیشنهاد نهایی را هدایت می‌کنید؟
  • شما چه نوعی از اطلاعات و گزارش‌دهی‌ها را برای بهبود بخشیدن به پروسه استخدام خود استفاده می‌کنید؟

حالا یک گام به عقب باز گردید و در مورد اینکه چگونه می‌توانید آن را بهبود بخشید، فکر کنید. چه مسائلی شما را به زحمت می‌اندازند؟ شما چگونه با حجم درخواست‌ها مقابله می‌کنید؟ ارتباطات میان تیم شما در طول فرآیند استخدام چگونه است؟ زمانبدی مصاحبه و تماس‌های کاری‌تان چقدر خوب است؟

نکته این تمرین شناسایی فاصله میان این دو امر است که اکنون کارها چگونه انجام می‌شوند و اینکه پروسه استخدام ایده‌آل چگونه می‌باشد. اگر شما از ۱۱ سوال موجود عبور کردید و از پاسخ‌های خودتان راضی بودید، شما جزو اقلیت خوشحال و در حال پیشرفت هستید. بسیاری از شرکت‌ها، در هر ابعادی، فرآیند استخدام را به چشم یک تقلا می‌بینند.

اکثریت عظیمی از تجارت‌های کوچک و متوسط برای اجرا کردن فرآیند استخدام خود، هنوز در حال استفاده از ایمیل و روش‌هایی از این دست هستند.

فرآیندهای استخدام برای شرکت‌هایی با بیش از ۲۰۰۰ کارمند در مقایسه با شرکت‌هایی با ۲۵۰ کارمند در زمینه‌ای یکسان به کلی متفاوت است. اگر از ابتدا با شفافیت بر نیازهای استخدام حقیقی‌تان تمرکز کنید، می‌توانید به راحتی چشم انداز هزینه‌های پیشرو خود را برای ویژگی‌هایی که نیاز ندارید را تخمین بزنید. سپس می‌توانید بر سرمایه گذاریتان بر روی یک ای تی اس که بهترین مشاغل ممکن را با امکاناتی که نیاز دارید برای شما فراهم می‌کند، تمرکز کنید.

 

سیستم ای تی اس (ATS) - مدیریت منابع انسانی

کارفلو؛ یک ای تی اس پیشتاز ایرانی!

با توجه به نیاز شرکت‌های بزرگ ایرانی به یک سیستم پیگیری متقاضی ( ATS ) که متناسب با خواسته‌های آن‌ها باشد و امکان یکپارچه شدن با سایت‌های کاریابی ایرانی برای آن وجود داشته باشد، کارفلو از مرداد ۹۷ کار خود را آغاز کرد. این نرم افزار حوزه منابع انسانی مانند نمونه‌های جهانی موجود به صورت ابری امکانات خود را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد و به صورت کاملا حرفه‌ای قالب رقابت با نمونه‌های مشابه خود در دنیا می‌باشد. از جمله امکاناتی که کارفلو در اختیار مشتری‌های خود قرار می‌دهد، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

  • بررسی رزومه‌ها
  • تگ گذاری برای رزومه‌ها
  • امکان یادداشت گذاری برای رزومه‌ها
  • ارتباط با کارجو از طریق ایمیل
  • ست کردن جلسه مصاحبه
  • گردش رزومه درون سازمان
  • امکان اشتراک گذاری اطلاعات در مراحل بررسی رزومه با همکاران حوزه استخدام
  • امکان جمع آوری نظرات همکاران
  • امکان یکپارچه شدن با سایت‌های کاریابی ایرانی (که این امکان برای نمونه‌های مشابه خارجی وجود ندارد)

برای دریافت اطلاعات بیشتر و آشنایی با نحوه کار کارفلو، می‌توانید به وبسایت http://karflow.com/ مراجعه فرمایید.

 

حرف آخر

در مورد ای تی اس می‌توان گفت: “بهترین تکنولوژی با کمترین هزینه ممکن!” این انتخاب شماست که اکنون از این تکنولوژی استفاده کنید یا در عصری تاریک قدم بگذارید. برای بهره‌مند شدن از استعدادها، این مقطع دوره هیجان انگیزی است. دسترسی به تکنولوژی‌ای در کلاس جهانی که تمام فرآیند استخدام شرکت‌ها را به صورت خودکار انجام می‌دهد!


0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بیست + 19 =